Lo primero que debes saber sobre el uso de MailChimp y WordPress es que puedes tener una newsletter en tu blog, bajo este sistema de email marketing (MailChimp) ya que existe un acuerdo marco de Privacy Shield UE-EE.UU. Lee aquí su política de privacidad.
En este artículo se explica la manera de integrar MailChimp y WordPress, con el fin de implantar una newsletter en un blog.
Acerca de las novedades sobre el nuevo reglamento que regula la privacidad de datos en sitios Web en España, lee el siguiente artículo: RGPD y LOPD: cómo cumplir la protección de datos en tu blog.
Otra forma de otorgar el consentimiento explícito a la política de privacidad, en la suscripción a la newsletter, es el sistema típico de doble opt-in. El procedimiento que se explica aquí, en este artículo, es el de añadir un campo de tipo checkbox. Si con tu plataforma de email marketing no existe la posibilidad de añadir un checkbox deberás cumplir el RGPD mediante el doble opt-in, informando clara y detalladamente sobre ese consentimiento y sobre la política de privacidad. Tendrás obligatoriamente que guardar todas las confirmaciones. Si el servicio que uses, te envía un mail con los datos, mejor (MailChimp lo hace). En caso contrario, tendrás que implementar un mecanismo de registro y almacenamiento de todas las confirmaciones de suscripción realizadas.
Atajo rápido: un hilo de Twitter con todas las claves para aprender a preparar MailChimp para el RGPD
En el vídeo-tip siguiente te explico cómo adaptar los formularios de suscripción al RGPD.[1] WordPress+MailChimp+RGPD Cocktail explosivo ?
— Antonio Cambronero?Entreno tus músculos blogueros (@blogpocket) May 12, 2018
Pero aquí están los hilos de Twitter de Blogpocket para aclarar todas tus dudas
Atrévete a integrar MailChimp y WordPress de cara al #RGPD sin problemas
Más info: https://t.co/5h6lCtKnYy#Blogging pic.twitter.com/FJT2gQAlSU
Cómo he adaptado Blogpocket al RGPD
Si quieres saber los pasos que he seguido para adecuar Blogpocket al RGPD, te invito a leer Cómo he adaptado mi blog al RGPD.Beneficios de tener una newsletter
Los beneficios de enviar una newsletter a tus suscriptores son muchos pero yo destacaría los siguientes:- Enviando una newsletter tienes más posibilidades de lo que en e-mail marketing se denomina «conversión» (porcentaje de ventas respecto al público objetivo). En un blog personal, o de cualquier otro tipo, la conversión puede ser sobre cualquier objetivo prefijado, no necesariamente de tipo monetario (visitas, suscriptores, descargas de un e-book, etc.).
- Los suscriptores son tus lectores fieles, por lo que puedes dedicarles atención especial personalizada que, en un blog personal, pueden ser, por ejemplo, contenidos exclusivos al que no accederán el resto de usuarios. Piensa, además, que una newsletter se puede segmentar, con el consiguiente beneficio que eso conlleva (distribución de distintos contenidos dependiendo de determinadas características del público, etc.).
Puedes leer una introducción al email marketing y la forma de integrar Mailrelay en WordPress en el siguiente post: Email marketing: qué es y cómo aplicarlo en un blog.
[Tweet «¡Por fin, alguien que nos cuenta claramente cómo integrar MailChimp en WordPress!»]Aspectos legales de MailChimp y WordPress (RGPD)
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece las condiciones legales para realizar e-mail marketing y la Agencia Española de Protección de Datos vela por su cumplimiento. Aunque tu blog no tenga propósito comercial, por el solo hecho de capturar datos privados de los suscriptores y para cumplir la ley, debes informar a tus usuario de la política de privacidad en dos capas y hacer que los formularios de suscripción cumplan algunos requisitos. En este tutorial sobre cómo adaptar los formularios al RGPD encontrarás más información sobre este asunto. Una de las obligaciones es proporcionar información en la newsletter del autor (nombre, dirección, etc.), la política de privacidad y facilitar los medios para darse de baja de la misma.
En este artículo hallarás más información sobre las 10 cosas que debes saber sobre el RGPD y las leyes de protección de datos en España: El RGPDpocalipsis y 10 cosas que tienes que saber si tienes un blog.
Tipos de newsletters
La newsletter que la mayoría de los bloggers tienen implementada en sus blogs es un mero resumen de lo publicado. Yo te recomiendo que no te quedes ahí. La newsletter creada mediante el RSS la agradecen muchos lectores que prefieren el e-mail y quizá nunca han usado un agregador de noticias como Feedly. Sin embargo, debes dar un paso más que te dará muy buenos resultados.Debes establecer un contacto más personal y directo, enviando además un boletín especial, sin abandonar quizás el del RSS, lo que te permitirá comunicar todo tipo de mensajes: noticias relacionadas con tu marca (recuerda que tu blog personal también es tu marca), ofertas de tus productos y servicios (tu blog personal también es un producto), así como proporcionar contenido exclusivo (nuevos artículos, etc.). También puedes desarrollar cursos, enviando una serie de emails gracias a las posibilidades de automatización que te ofrecen la mayoría de los servicios de e-mail marketing.WordPress y e-mail marketing
Si tu plataforma de blogging es WordPress.org, lo primero que debes saber es que es muy fácil añadir un formulario de suscripción a partir de la mayoría de los servicios de e-mail marketing; por ejemplo, al sidebar de tu blog. Veamos, a continuación, ésta y otras interesantes formas de integración entre WordPress y los servicios de e-mail marketing.Integración con widgets de texto
Ve a «Apariencia > Widgets» y arrastra el widget de texto al lugar en el que desees añadir el formulario de inscripción. Pega el código del formulario obtenido desde el panel de tu servicio de e-mail marketing, dentro del widget de texto y guarda la configuración. Al final de este artículo, encontrarás un tutorial más concreto sobre la integración de Mailchimp y WordPress.Integración con plugins
La mayoría de los servicios de e-mail marketing ofrecen un plugin de WordPress para integrar sus formularios en tu blog.De esa forma, simplificarás al máximo la tarea de incorporar formularios de inscripción a tu newsletter.Existen muchos plugins y servicios online para implementar una integración automatizada. Probablemente, el sistema más conocido es OptinMonster. Pero, de cara al RGPD, tendrás que verificar si cumplen la ley y si están adaptados al nuevo reglamento.¿Es MailChimp RGPD-friendly?
Puedes utilizar MailChimp con toda tranquilidad. Eso sí, antes deberás generar, imprimir, firmar y guardar la correspondiente DPA (Data Processing Addendum).La nueva ley de privacidad de datos de la UE, el Reglamento general de protección de datos (RGPD), entra en vigor el 25 de mayo de 2018 y se aplica no sólo a las organizaciones basadas en la UE, sino también a cualquier persona que tenga clientes o contactos en la UE. MailChimp reside en EE.UU. pero da servicio a personas, organizaciones y empresas de todo el mundo, incluida la UE.MailChimp se ha adecuado al RGPD de la siguiente forma- Formularios preparados para el RGDP directamente. En sólo unos pocos clics, puedes configurar un formulario que recoge (y registra) el consentimiento que necesitas de tus contactos. Cuidado, porque esta herramienta no sirve cuando incrustas esos formularios como código HTML en tu blog. A lo largo de este artículo que estás leyendo, encontrarás todas las alternativas para crear formularios de MailChimp adaptados al RGPD.
- Gestión de contactos mejorada. El proceso para actualizar, exportar y compartir los datos de un contacto a petición de éstos es ahora más rápido y sencillo.
- Un acuerdo de procesamiento de datos actualizada (DPA). MailCHimp se ha adherido al acuerdo marco denominado Escudo de privacidad de la UE-Estados Unidos y al de privacidad suizo-estadounidense por lo que una vez que se rellene el nuevo DPA y se obtenga el consentimiento apropiado, puedes transferir legalmente la información de contacto de la UE a MailChimp en los EE.UU.
Tutorial para integrar MailChimp y WordPress
Sigue los pasos que vienen a continuación con objeto de integrar MailChimp y WordPress en tu blog, cumpliendo la ley en España (RGPD).1. Crear un formulario adaptado al RGPD directamente con la opción que ofrece MailChimp
MailChimp te ofrece una solución sencilla para preparar tus formularios de suscripción de cara al RGPD.En el siguiente vídeo se explica cómo puedes activar esa opción.Esta opción te obligará a definir segmentos en tu lista, con el fin de enviar campañas de email solo a los suscriptores que mantengan el contentimiento (recuerda que los usuarios pueden actualizar sus preferencias y quitar por lo tanto el consentimiento).Sin embargo, esta opción no te servirá para formularios incrustados. En el siguiente vídeo se explica este problema.En el punto 8 de este artículo, podrás ver un vídeo ilustrativo acerca de cómo se crean segmentos de una lista.2. Crear un formulario adaptado al RGPD sin usar la opción específica de MailChimp
A modo ilustrativo, mira el siguiente vídeo.Lo primero para integrar MailChimp y WordPress es crear un formulario adaptado a la ley española de protección de datos (RGPD).Selecciona la lista de suscriptores y acude a la sección «Signup Forms». Una vez ahí, dirígete a «General Forms» para construir el formulario de suscripción.Aquí, fíjate en algunas cosas importantes:- En el desplegable «Forms and response emails» se encuentran todos los tipos de formulario. Tienes que configurar todos los que allí aparecen. En este caso, solo vamos a mostrar cómo se personaliza el formulario general de suscripción («Signup form»).
- En «Signup form URL» se encuentra la URL del formulario de MailChimp. Es decir, la página de MailChimp a la que podrías dirigir a tus usuarios para que se suscribieran. Con ello, no te haría falta incrustar ningún código en tu blog (o sitio Web) para mostrar un formulario de suscripción.
- En la pestaña «Translate it» puedes traducir todos los formularios.
- En la pestaña «Design it» puedes aplicar colores y tipos de letras.
- En la pestaña «Build ti» construyes específicamente el formulario, mediante la lista de campos que aparecen en la columnna de la derecha.
La configuración del campo de checkbox se muestra en la figura que viene a continuación.
En MailChimp, el campo checkbox no se puede hacer obligatorio. Pero veremos después la forma de modificar el código HTML resultante para lograr esto. En caso contrario, tendríamos que filtrar la lista de suscriptores para no enviar correos electrónicos a aquellos usuarios que dejaron el checkbox sin marcar.
Una forma de evitar tocar el código HTML es crear un campo de consentimiento tipo «radio button» que sí permite definirse como obligatorio. De esta forma también se evita que el suscriptor pueda modificar su configuración, mediante el formulario web propio de MailChimp (que no lleva el campo consentimiento obligatorio) y tener entonces que crear un segmento basado en el valor del consentimiento para enviar las campañas.
Si se ha elegido la opción de «checkbox», es necesario crear el mecanismo de filtro solo a los suscriptores cuyo valor del consentimiento sea «He leído y acepto la política de privacidad». Los detalles para implementar esta solución, se dan un poco más adelante.
Para añadir la coletilla legal, necesaria en los mails enviados a nuestros suscriptores, acude a «Signup forms > Form Builder», dentro de la lista en cuestión. Después, selecciona todos los emails en el desplegable de «Forms and response emails» (como, por ejemplo, «Optin confirmation e-mail»). Finalmente, edita el texto en la pestaña «Build it».
2. Personalizar el mensaje de suscripción en marcha.
Cuando el usuario envíe los datos a MailChimp, haciendo clic en el botón de «suscribir», se debe avisar del siguiente paso: la confirmación a través del mensaje de correo que recibirá en su bandeja de entrada.¿Dónde se personaliza dicho aviso? Dijimos que en el desplegable «Forms and response emails» se encuentran todos los tipos de formulario. Elige la opción «Signup thank you page» y usa la pestaña «Build it» para escribir el texto (ver figura siguiente, punto 1).
En la misma figura anterior, el punto 2 señala el espacio en el que debes escribir la URL de una página de tu blog en la que se muestre dicho aviso. Pero esta URL solo la mostrará el navegador si el usuario está empleando la página de MailChimp, no un formulario incrustado en tu blog. Si usas el código HTML incrustado en algún sitio de tu blog, el aviso se mostrará justo debajo del formulario, en el momento que el usuario haga clic en el botán «suscribir».¿Quieres que se muestre una página de tu blog con el mensaje de que hay que confirmar la suscripción, en lugar de ese texto encima del botón de enviar?Muy fácil: solamente tienes que ir a «Signup thank you page > Embedded forms», dentro de tu lista y chequear la opción «Dissble all javascript» del apartado «Enhance your form» de la pestaña «Classic» (ver imagen siguiente). De esa forma, aparecerá la página que se haya puesto en «Signup thank you page» dentro del campo punto 1 de la imagen precedente. Con esta opción se elimina también la posibilidad de validación de los campos del formulario, abriéndose la página propia de MailChimp en caso de que exista algún error.
¿Dónde puedo personalizar el resto de mensajes de error? Por ejemplo, si dejas un campo obligatorio en blanco, debe aparecer un mensaje avisando del error. Todos los mensajes de error se traducen automáticamente, si lo configuras en la pestaña «Translate it». Pero también el código HTML correspondiente al formulario lleva esos mensajes, por lo que una vez obtenido el código (tal y cómo se verá después) tendrás la oportunidad de cambiarlos.3. Doble opt-in
El sistema de confirmación de la suscripción, también denominado «doble opt-in», garantiza la seguridad, ya que de esa forma se evita que alguien pueda suscribirse por nosotros.El doble opt-in se activa chequeando la opción correspondiente en «Settings > List name and campaign defaults», dentro del apartado «Form settings» (ver imagen precedente).Para personalizar el mensaje para confirmar que recibirá el suscriptor, selecciona «Opt-in confirmation email». Este es el primer mensaje que recibe el usuario tras hacer clic en el botón «suscribir», así que puedes aprovecharlo para enviarle información de la política de privacidad y recordarle que ha expresado el consentimiento explícito.4. Personalización del mensaje de confirmación realizada
Selecciona «Confirmation thank you page» y actúa de la misma forma que en los pasos precedentes.Si rellenas el campo «Instead of showing this thank you page, send subscribers to another URL» con una URL de una de las páginas de tu blog, ésta es la que aparecerá cuando el usuario haga clic en el enlace incluido en el mensaje de confirmación.En ambos casos, aprovecha para dar las gracias a tu nuevo suscriptor y, en su caso, informarle de los beneficios que posee el ser miembro de tu lista de correo. El correo, mejor que una URL de tu blog, puede ser un buen lugar para incluir el «lead magnet» (regalo) que has prometido por la suscripción. Si optas por utilizar una URL de tu blog como sistema de agradecimiento, yo emplearía un boletín de bienvenida automatizado (auto respondedor) con objeto de enviar el «lead magnet».5. Obtener el código HTML correspondiente al formulario de suscripción.
El código HTML se obtiene seleccionando la lista y entrando en «Signup forms > Embedded forms». En la imagen siguiente hallarás dónde se encuentra el código y algunas configuraciones generales en la columna de la izquierda. Copia y pega el código en un widget de texto, o una página o post de tu WordPress.
6. Modificación del código HTML del formulario para hacer el checkbox obligatorio
En el siguiente vídeo se explica cómo puedes hacer el checkbox obligatorio y añadir la coletilla lega.Hemos visto que esto es un pequeño problema en la integración de MailChimp y WordPress. Pero es fácil de resolver modificando el código resultante, haciendo el campo checkbox obligatorio.Además de añadir una etiqueta <label> con la coletilla legal del RGPD, debajo de los campos de introducción de datos (nombre, email y checkbox), y antes del botón «Suscribir»; debes añadir el atributo «required» al campo checkbox.Busca algo parecido a lo siguiente en el código HTML del formulario de suscripción:<ul><li><input type=»checkbox» value=»1″ name=»group[25][1]» id=»mce-group[25]-25-0″><label for=»mce-group[25]-25-0″>He leídoy acepto la política de privacidad</label></li>Y añade el atributo «required»:<ul><li><input required type=»checkbox» value=»1″ name=»group[25][1]» id=»mce-group[25]-25-0″><label for=»mce-group[25]-25-0″>He leídoy acepto la política de privacidad</label></li>Realmente, se trata de un código HTML al que se le puede añadir o quitar cualquier cosa fácilmente. Por ejemplo, también puedes añadir el asterisco, indicativo de la obligatoriedad, el literal «Consentimiento» y cualquier otro adorno que se te ocurra.
La coletilla legal también se puede añadir dentro del HTML, una vez obtenido éste.
7. Mensaje para el propietario de la lista de correo de una nueva suscripción
Selecciona tu lista de MailChimp y elige a la opción «Settings > List name and defaults».Entra en la sección «New subscriber notifications» y pon tu email en los campos de notificación correspondientes.Con ello, cada vez que alguien se suscriba recibirás un email con los datos del formulario (nombre, mail, el checkbox de consentimiento y la IP).En la imagen previa se puede ver un ejemplo.El RGPD exige que el consentimiento sea verificable y esta es la forma más segura para poder demostrar el consentimiento a la política de privacidad de cualquier usuario, ya que los valores del campo «Consentimiento», dentro de MailChimp, son fácilmente modificables.Por esta razón implementaremos un mecanismo para recibir las notificaciones de altas y bajas en MailChimp.Sobre cómo organizar las notificaciones recibidas, te animo a ver el siguiente vídeo.Más información en: Cómo adaptar los formularios al RGPD y cumplir la ley8. Crear un segmento para filtrar la lista y enviar campañas solo a los suscriptores que han dado su consentimiento
Mira en el siguiente vídeo cómo se pueden definir segmentos de listas en MailChimp.Esto te servirá bien si usas la opción RGPD propia de MailChimp o, en caso contrario, si utilizas un campo de tipo checkbox.El problema, como hemos visto al principio, es que los suscriptores tienen dos formas de interactuar con MailChimp:- Mediante los formularios incrustados en tu blog. Según lo que hemos visto, el HTML correspondiente a estos formularios se ha visto modificado para añadir la coletilla legal y el parámetro «required», fundamentalmente. El nuevo suscriptor no tiene otra posibilidad que chequear el campo consentimiento para suscribirse. Si has alegido la opción «radio button», no hace falta añadir el parámetro required al HTML ya que el formulario permite de base definir los radio buttón como obligatorios.
- Mediante los formularios web propios de MailChimp por defecto. A estos se llega si el suscriptor hace clic en el enlace incluido en las campañas para modificar la configuración de su perfil en MailChimp. Y esto formularios son los de base, por lo que no contienen ni el parámetro «required», ni la coletilla legal ni nada de eso. En el caso del checkbox, un suscriptor podría quitar el check y, todos los efectos, sería como si nos quitase su consentimiento. No se le podría enviar ningún email a partir de ese momento. En el caso del radio button, por ser obligatorio de base (no modificando el HTML correspondiente) el suscriptor no podría quitar el check.
Para ello, hay que ir a la lista en cuestión y hacer clic en el botón «Create a segment» como se ve en la figura anterior.
Después, hay que configurar la ventana para crear un nuevo segmento, tal y como se muestra en la imagen que precede a estas líneas.Una vez, hecho eso, haz clic en el botón «Preview segment» para comprobar que el filtro funciona.
Si ves que el filtro ha funcionado, haz clic en el botón «Save as segment» (ver figura anterior), escribe un nombre para el segmento, marca la casilla «Åuto-update» y haz clic en «Save» (ver imagen siguiente).
El check en «Auto-update» servirá para que los nuevos suscriptores se añadan automáticamente al segmento.
A efectos de verificación del consentimiento, es conveniente crear otro segmento para aquellos suscriptores que quitaron el check mediante el uso del formulario web propio de MailChimp y en el caso de que tengas implementada la opción de checkbox. Al menos, una vez a la semana, revisa ese segmento y anota en tu registro de actualizaciones para el RGPD, los cambios que haya sufrido tu lista de suscriptores. Es decir, aquellos que se hayan dado de baja o hayan cambiado el valor del consentimiento.
Para más información sobre esto, te recomiendo la lectura de Obtener el consentimiento con los formularios GDPR.9. Los campos de tipo radio button
Los campos de tipo «Radio Button» sí se pueden hacer obligatorios de base. Por lo que el suscriptor no podrá quitar el consentimiento. Esta es una alternativa a considerar, en lugar de emplear campos de tipo checkbox.En el vídeo siguiente encontrarás más información acerca de esta solución alternativa.10. ¿Cómo puede un suscriptor cambiar sus preferencias y en qué afecta eso a la integración
Este problema se describe en el siguiente vídeo:A la pantalla de MailChimp de cambio de preferencias se llega a través de un link incluido al final de cada campaña de email.Tanto si usas la opción RGPD propia de MailChimp como si definiste un campo checkbox obligatorio, modificando el HTML del formulario, el usuario podría quitar el consentimiento. Solamente los campos definidos como obligatorios de base en MailChimp (mediante el constructor de formularios) funcionarán en las pantallas de MailChimp.Esto nos obliga a definir segmentos y filtrar la lista en cada campaña, tal y como hemos visto anteriormente.11. Backup de las notificaciones de MailChimp
Para mayor seguridad te recomiendo que realices una copia de seguridad de las notificaciones que hayas recibido de MailChimp con las altas y las bajas.Si eres usuarios de Gmail, puedes utilizar la herramienta takeout.google.com. Mira el siguiente vídeo para aprender a realizar un backup de las notificaciones de MailChimp.Implementa un método para registrar también los cambios de preferencias (suscriptores que te han eliminado el consentimiento). La sugerencia aquí es mantener tres etiquetas en Gmail (una de altas -consentimientos positivo-), otra de bajas y otra de suscriptores que quitaron el consentimiento).12. Garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos de la UE (actualización 23-7-2020)
Este apartado tiene que ver con la transferencia de datos desde la Unión Europea a Estados Unidos. En el caso de la Newsletter tendrá que verificarse en qué ubicación residen los servidores de destino de los datos. Los de MailPoet están dentro de la Unión Europea pero los de MailChimp se localizan en EE.UU. También habrá que considerar si se usan servicios de terceros (como Google Analytics o Facebook) con servidores fuera de la Unión Europea para garantizar el cumplimiento de las leyes de protección.
Los clientes de Mailchimp pueden continuar la plataforma de conformidad con la legislación de la UE (fuente: Ensuring Compliance with EU Data Protection Laws).
El 16 de julio de 2020, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) emitió un fallo en un caso que invalida el Marco del Escudo de Privacidad (Privacy Shield), una de las formas en que las empresas pueden transferir datos legalmente de la UE a los EE. UU.
Los usuarios de Mailchimp pueden seguir usando la plataforma legalmente y no necesitan tomar ninguna medida tras la anulación del Marco del Escudo de Privacidad. Esto es debido a que MailChimp proporcionaba a sus clientes dos capas de protección para las transferencias de datos de la UE a los EE. UU.: el cumplimiento del Marco del Escudo de privacidad UE-EE. UU. y las Cláusulas contractuales estándar (SCC).
Si bien el fallo del TJUE invalidó el Marco del Escudo de Privacidad, ello no afecta a las SCC, que siguen siendo un mecanismo válido de exportación de datos. Los acuerdos de MailChimp están estructurados de manera tal que las SCC entran en vigencia automáticamente, por lo que nada cambia para los clientes de MailChip tras la anulación del Marco del Escudo de Privacidad.
Se puede obtener más información sobre el cumplimiento de exportación de datos de Mailchimp aquí.
Respecto al uso de otros servicios de terceros, se recomienda la lectura de este artículo de Cookiebot: Schrems II y el Escudo de la privacidad: decisión de la UE sobre transferencias de datos UE-EE. UU.
Conclusiones
Hemos visto en este artículo la manera, paso a paso, de integrar MailChimp y WordPress, cumpliendo con el nuevo reglamento en materia de protección de datos (RGPD en España).Básicamente el RGPD requiere:- Que los formularios de suscripción estén adaptados, incluyendo (1) información sobre la política de privacidad con un link al documento correspondiente más el uso que se va a dar a los datos introducidos y (2) un checkbox para que el usuario acepte explícitamente la política de privacidad.
- Se debe poder demostrar, a posteriori, el consentimiento a la política de privacidad expresada por cualquier suscriptor. Para ello, lo más seguro es guardar los mensajes de correo enviados por MailChimp cuando una suscripción se ha realizado correctamente.
- Que se elabore un documento explicando la política de privacidad y se enlace al mismo en un sitio bien visible de las páginas del blog; además de incluir un link al mismo como cláusula en todos los mensajes de email que enviemos.
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